LE SUIVI DU PROJET
L'objectif?
LE SUIVI DE PROJET A POUR OBJECTIF DE MAÎTRISER LE PROJET PENDANT TOUT SON DÉROULEMENT ET DONC, DE VEILLER AU RESPECT DES ENGAGEMENTS.
Dans un premier temps, nous avons réalisé des pourcentages d’avancement afin d’évaluer les réalisations techniques. Ce pourcentage a été calculé en comparant ce qui avait déjà été produit et ce qui devait être réalisé pour des tâches en particulier.
Le contrôle et le suivi du planning réalisé avec Gantt Project nous ont permis de comparer et d’analyser notre avancement. En effet, la courbe en S qui a été produite nous a facilité la visibilité des avancements du projet. Cela nous a également permis de prendre les mesures correctives nécessaires face à des éléments non prévus qui avaient influencé le projet, ses coûts ainsi que ses délais.
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De plus, nous avons régulièrement organisé des réunions pour faire le point sur l’avancement du projet. Au cours de ces réunions, nous mettions en place des fiches de suivi avec les délais de prévisions et de réalisation, et les pourcentages ainsi que divers commentaires sur les avancements techniques.
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Concernant le suivi budgétaire, faire le point sur les possibles écarts de budget a été réalisable en créant des réunions exclusivement pour les personnes concernées. Durant ces revues s’effectuait alors un suivi de tâches pour les débours et les engagements.
Le tout fut de suivre les objectifs fixés lors de l’idée du projet et de respecter leur achèvement.
En plus des réunions internes, deux autres rassemblements ont été organisés. Ceux-ci faisaient participer des citoyens afin qu’ils donnent leurs avis sur l'avancement ou sur d’éventuelles choses à corriger, ainsi que sur des idées pour les projets moins conséquents. Il s’agissait, d’une part, d’une évaluation continue, et d’autre part, de temps forts évaluant l’ensemble du projet et ses impacts. Ces temps forts ont eu lieu à mi-parcours du projet : le premier lors de la deuxième année, afin d’alimenter les étapes, et le deuxième, au terme des cinq ans, avec une visée récapitulative afin d’analyser les impacts finaux du projet. Lors de ces évaluations, quel que soit leur niveau, des bilans informationnels ont été dressés afin d’informer toutes les parties prenantes.